Slovenska javna arhivska služba je sestavljena iz 7 arhivov, iz arhiva Republike Slovenije in šestih regionalnih arhivov. Že pod predpisih je javna arhivska služba zavezana, da ustvari sistem za upravljanje z gradivom v digitalni obliki. Dr. Tatjana Hajtnik ob tem dodaja, da so »na podlagi tega v letih 2008, 2009 s tujimi strokovnjaki pripravili študijo izvedljivosti, kako se tega pravzaprav lotiti in na podlagi tega je nastala strategija za razvoj slovenskega elektronskega arhiva e-arh.si.«

Samo potrjena strategija ni bila dovolj, saj so bili potrebni še tako kadrovski kot finančni viri. Zato so se po besedah Hajtnikove odločili analizirati že obstoječe prakse po svetu, saj je bila v ospredju ideja, da bi na podlagi tujih izkušenj gradili naprej. V letih 2013 in 2014 so po pridobitvi dodatnih evropskih sredstev po besedah Hajtnikove, »vendar za zagon dovolj, saj smo s pomočjo ministrstva za infrastrukturo vzpostavili tri fizične lokacije, kamor se bo prejeto gradivo tudi hranilo. Vzpostavljene pa so bile prav tako določene metodologije in pa razvito je bilo ključno programsko orodje, namenjeno ustvarjalcem.«

Po vzpostavitvi tako zahtevnega projekta so se pri Arhivu RS odločili pristopiti v letu 2015 k pripravi nove strategije za obdobje 2016 – 2020. Uspelo jim je konec leta 2016 in kot izpostavlja dr.Tatjana Hajtnik » to je bil pravzaprav zagon projekta v letu 2016, ko smo pridobili 4 milijone evrov evropskih sredstev.«

Kaj pravzaprav je e-arhiviranje? Hajtnikova pojasnjuje, da se vse prične pri postopku določanja kaj arhivsko gradivo je. Posledično se to gradivo vrednoti in odbere in v roku 30 let je potrebno s strani izvajalcev to gradivo predati v pristojne arhive, v tem primeru v sistem elektronskega arhiva, ki ga razvijajo. Seveda se tukaj arhiviranje šele začne ali kot pojasnjuje Hajtnikova »gradivo, ki ga prevzamemo, moramo kasneje seveda ohraniti v tej obliki in jim dodati določene metapodatke in ga pripravimo na način, da ga je možno kasneje uporabiti na pravi način.«

Velik poudarek so pri Arhivu RS dali na dostopu do e-arh.si za vse uporabnike ne glede na njihove možnosti. To pomeni, da vse kar razvijajo počnejo z mislijo na slepe, slabovidne, gluhe in naglušne ter gibalno ovirane osebe. Kot pravi dr. Hatjnikova gre za kompleksne in pomembne rešitve, saj » se elektronski arhiv širi v vse sfere naših življenj, od tega, da urejamo fizične dostope, do naših čitalnic, ki so opremljene s specialno tehnično opremo, računalniške in druge narave, saj je potrebno uporabo prilagoditi tudi osebam s posebnimi potrebami.«

Tudi zato je pomembno, da se z gradivom v digitalni obliki pravilno ravna že pri samem ustvarjalcu. To pomeni, da mora biti gradivo po vseh načelih varne hrambe, torej dostopno, uporabno, celovito in pa avtentično oziroma verodostojno.

Ali je možno torej pričakovati, da bi do konca aktualne strategije, ki traja do vključno 2020 gradivo že naloženo in dostopno za uporabnike? Dr. Tatjana Hajtnik je prepričana, da bo in ob tem dodaja »absolutno, ne glede na to, da uradno elektronskega arhiva še nimamo vzpostavljenega, je seveda že danes velik del gradiva dostopen, seveda v obliki digitalizatov arhivskega gradiva.«

E-arh.si je tako kadrovsko kot finančno zahteven projekt in sredstva s strani evropskih skladov so zato pomembna in potrebna. Koliko evropskih in koliko lastnih sredstev je Slovenija (po)črpala oziroma prispevala? Hajtnikova izpostavlja da » bilo pridobljenih sredstev za 4 milijone evrov, od tega je 85 odstotkov evropskega denarja, preostalo pa prihaja iz proračuna Republike Slovenije.«

Tudi po letu 2020, ko se aktualni projekt izteče pa bo potreben denar, saj po razvoju, kateremu je evropski denar v prvi vrsti namenjen, pride čas vzdrževanja. Hajtnikova zato opozarja, da »so pridobljena sredstva namenjena razvoju in kot taka niso primerna za vzdrževanje, ki po bo vsekakor potrebno tudi po preteku projekta.«

Uporabniki bomo torej lahko dostopali preko strani e-arh.si dostopal do velikega števila podatkov. Hajtnikova ob tem izpostavlja » v tej storitvi bo vsak uporabnik lahko prosto iskal gradivo, ki je javno, ali pa tudi do gradiva, ki sicer ni dostopno, so pa podatki, da obstaja.«

Želja in vizija pa je seveda, kot je še izpostavila dr. Tatjana Hajtnik iz Arhiva Republike Slovenije »naša vizija je že od samega začetka, biti najboljši v vzhodni Evropi, torej postaviti slovensko arhivsko stroko tudi v ospredje kot dokaz o spodobnosti kvalitetnega e-arhiviranja.«

Zdaj veste, z mislijo na prihodnost ustvarjamo sedanjost in tako je potrebno delovati tudi pri porabi danih sredstev, tako evropskih kot lastnih.

Borut Kampuš, Radio Slovenia International – Radio Si/Euranet Plus – boljše razumevanje Evrope