Živimo v času izobilja informacij in tehnološkega napredka, ki posega na vse plati našega življenja. Pojmi kot so digitizacija, digitalizacija, virtualizacija, digitalna transformacija in umetna inteligenca so postali del našega vsakdana. Z njimi se pri svojem delu srečujejo tudi javni arhivi, ki so soočeni s potrebo po modernizaciji arhivskih storitev, informacijske infrastrukture in tudi znanja svojih zaposlenih. Desetletja so se slovenski javni arhivi, mednje sodijo Arhiv RS in šest regionalnih arhivov iz Ljubljane, Maribora, Celja, Ptuja, Nove Gorice in Kopra, z izzivi digitalne dobe soočali vsak zase. Leta 2010 pa so združili moči ter se digitalne transformacije svojih storitev, povezanih z arhiviranjem slovenskega javnega arhivskega gradiva, lotili skupaj. Pripravili so skupno strategijo in njen izvedben načrt za vzpostavitev slovenskega javnega e-arhiva e-ARH.si za obdobje 2010-2015, ki jo je potrdila tudi Vlada RS. V tem obdobju s strani države projekt ni bil finančno in kadrovsko podprt, leta 2013 pa so bila s strani EU kohezijskih sredstev pridobljena minimalna sredstva, ki so predstavljala zagon projekta. Izdelane so bile prve rešitve in delno vzpostavljen infrastrukturni del sistema e-ARH.si. Leta 2016 so arhivi pripravili novo strategijo z izvedbenim načrtom za nadaljnji razvoj sistem e-ARH.si v obdobju 2016 – 2020, kar je prav tako potrdila Vlada RS. Za realizacijo te strategije je Arhiv RS pridobil konec leta 2016 evropska sredstva ter vzpostavil projekt e-ARH.si, k sodelovanju pa je povabil tudi vseh šest regionalnih arhivov.
Projekt e-ARH.si: Preteklost na dosegu klika
Projekt predstavlja veliko več kot le digitalno hrambo elektronskega arhivskega gradiva; v sebi združuje skupek ambicioznih rešitev, ki posegajo v vse življenjske cikle arhivskega gradiva – od njegovega nastanka pri ustvarjalcih, »prihoda« v arhive in zagotovitve njegove dolgoročne varne hrambe, do dostopnosti različnim uporabnikom. Projekt e-ARH.si je organiziran v skladu z mednarodno uveljavljenim OAIS referenčnim modelom (s standardom ISO 14721) in deluje na lastni organizacijski in informacijski infrastrukturi. Predstavlja varen, zanesljiv in zakonsko skladen sistem za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva v neposrednem upravljanju slovenske javne arhivske mreže na treh geografsko oddaljenih lokacijah.
Ustvarjalcem arhivskega gradiva ponuja programska orodja, ki so razvita na podlagi lastnega znanja in izkušenj ter ponujajo možnost enostavnejše priprave in prenosa gradiva v e-ARH.si. Prav tako pa z vzpostavitvijo Centra za digitalizacijo, Digitalnega filmskega arhiva in Virtualne arhivske čitalnice vsem zainteresiranim uporabnikom ponuja programska orodja za enostavnejši, hitrejši in oddaljen dostop do arhivskega gradiva.
Pomen projekta za prihodnost varstva slovenske arhivske kulturne dediščine je prepoznala tudi Evropska unija, ki je iz Evropskega socialnega sklada prispevala 80 % sredstev 4 milijonov vrednega projekta.
Več o projektu e-ARH.si smo izvedeli od njegove vodje dr. Tatjane Hajtnik, članov projektne skupine dr. Gregorja Jenuša in Mojce Kosi, mag ter drugih sodelavcev. Poseben poudarek pri projektu je bil namreč posvečen tudi dostopnosti arhivskega materiala za ranljive skupine.
Kaj ste v okviru projekta e-ARH.si naredili na področju dostopnosti arhivskega gradiva ranljivim skupinam?
Slovenski javni arhivi se zavedamo pomena delovanja v prid vključujoči družbi. Sledimo načelu, da invalidnost ne sme biti ovira, da posameznik ne bi mogel uresničevati svojih potencialov in spoznati svoje preteklosti ter slovenske kulturne dediščine, ki jo hranimo v naših zakladnicah spomina. Prav zato smo se vprašanja dostopnosti arhivske kulturne dediščine lotili širše, kot bi to pričakovali. Izvedli smo temeljito analizo naših delovnih procesov, dostopnosti arhivskega gradiva, kot tudi arhitektonske dostopnosti naših objektov. V sodelovanju z Zvezo društev slepih in slabovidnih Slovenije, Centra za izobraževanje, rehabilitacijo, inkluzijo in svetovanje za slepe in slabovidne Ljubljana (Center IRIS) smo začeli namenjati veliko pozornost osveščanju naših zaposlenih glede potreb ranljivih skupin pri uporabi arhivske kulturne dediščine; bodisi za potrebe izobraževanja ali njegove uporabe v čitalnicah arhivov. Naši zaposleni so se s pomočjo deležnikov seznanili z zakonskimi predpisi, njihovimi izkušnjami in tudi prakso v drugih sorodnih institucijah s področja varstva kulturne dediščine in izobraževanja v Sloveniji in na tujem. Pridobljeno znanje smo nato pretopili v prakso. Čitalnice državnega in šestih regionalnih arhivov smo opremili s specializirano opremo za senzorno ovirane osebe. Tem so tako na razpolago računalniki z večjimi monitorji, slušalke, multifunkcijske naprave, bralniki in povečevalniki zaslonske slike (e-Bralec, SuperNova), prenosna namizna elektronska lupa, ročne lupe različnih povečav z osvetlitvijo, brajeve vrstice, OCR program za prepoznavanje besedila (Abby FineReader) in specializirana namizna svetilka z LED osvetlitvijo za slabovidne. Na razpolago je tudi mobilna indukcijska zanka in program za podnaslavljanje v živo (Text on Top).
Dostopnost kulturne dediščine je prav gotovo pomembna, vendar pogosto tudi zanemarjena. Kaj je vas vodilo k temu pristopu?
Zavedamo se svoje družbene vloge in odgovornosti pri iskanju rešitev jutrišnjega dne, pomena odpravljanja fizičnih in psihosocialnih preprek, spodbujanja zaposlovanja invalidov, kot tudi postavljanja dobrega zgleda drugim institucijam na področju varovanja kulturne dediščine glede dostopnosti le-te vsem javnostim. Vodijo nas strokovnost, odločnost in pozitivna energija. Spoštujemo vse deležnike, ki sodelujejo pri ustvarjanju, ohranjanju in zagotavljanju dostopnosti kulturne dediščine. Zavedamo se in spoštujemo pravico vseh oseb do dostopa kulturne dediščine, ne glede na njihovo zmožnost, zato je ključna rdeča nit naših rešitev njihova prilagoditev za uporabo tudi najbolj ranljivim osebam, to je slepim, slabovidnim, gluhim in naglušnim.
Potrebno pa je tudi znanje, izkušnje, predvsem pa načrtovanje. Katere aktivnosti ste izpeljali na področju zagotavljanja arhivskega gradiva ranljivim skupinam?
Aktivnosti na tem področju je bilo več. Če navedemo le nekaj najbolj zanimivih primerov, je eden prvih, ki pade na misel, prilagoditev srednjeveške listine. Želeli smo izdelati kopijo listine, ki bo čim bolj podobna originalu in bi bila namenjena obiskovalcem s posebnimi potrebami, predvsem slepim in slabovidnim, ki jo lahko tudi potipajo brez bojazni, da bi uničili izvirno arhivsko gradivo. Izdelali smo kopijo ustanovne listine cistercijanskega samostana Kostanjevica na Krki (SI AS 1066, Zbirka listin, št. 7) iz leta 1249. Originalna listina je izdelana iz pergamenta. Na njo je s svileno vrvico pritrjen pečat koroškega vojvode Bernharda Spanheimskega iz rdečega voska. Pri izdelavi kopije smo prvič uporabili sodobno – 3D tehnologijo in povezali 14 različnih strokovnjakov. Čeprav se marsikomu morebiti zastavlja vprašanje, čemu bi tovrstno listino prilagodili, je odgovor preprost. Pomeni pomembno izkušnjo in primer dobre prakse, kako s pomočjo sodobne tehnologije 3D skeniranja iz pečatov izluščiti informacije, ki so očem sicer skrite.
Nam lahko približate še kak zanimiv primer?
Drugi zanimiv primer prilagoditve arhivskega gradiva je celovečerni film. Ja, tudi slovenska filmska produkcija je pomemben del slovenske arhivske kulturne dediščine. Pod okriljem Arhiva Republike Slovenije namreč deluje tudi Slovenski filmski arhiv, ki hrani najpomembnejši izbor slovenske filmske produkcije. Najstarejši filmi segajo do leta 1905. Ker so slovenski filmi torej pomemben del slovenske kulturne dediščine, smo želeli omogočiti dostopnost teh tudi ranljivim skupinam. V okviru projekta e-ARH.si smo leta 2018 kultno slovensko komedijo To so gadi prilagodili ranljivim skupinam. Film smo digitalizirali, mu dodali podnapise, tolmačenje v slovenski znakovni jezik, čigar pomen kot eden od uradnih jezikov je nedavno bil prepoznan tudi na najvišji politični ravni, in zvočni opis. Da smo vse navedene postopke lahko uspešno izpeljali, je bilo tudi v tem primeru potrebno sodelovanje različnih strokovnjakov – zvočne opisovalke, snemalca, montažerja, tolmačke slovenskega znakovnega jezika in še mnogo drugih. Prvo projekcijo filma smo izvedli 6. novembra 2018 v slovenski Kinoteki, ki se je je udeležilo skoraj sto gledalcev. Večino publike so predstavljale ciljne skupine, torej gluhi in naglušni ter slepi in slabovidni obiskovalci. Slepi so lahko uživali v detajlih, ki so jim bili do sedaj brez zvočnega opisa nedosegljivi, gluhi pa so lahko prvič uživali v filmski predstavi s svojci, brez da bi bilo tem treba prizore tolmačiti. Zvočna opisovalka je npr. enega od prizorov opisala takole: »Na stopnišču v hiši poteka sestanek stanovalcev. Starejši moški se repenči.« Tega prizora slepi gledalec brez zvočnega opisa ne bi mogel zaznati. Dialogi v filmu so tolmačeni v slovenski znakovni jezik, dodani so tudi slovenski podnapisi, ki omogočajo lažjo sledljivost in razumljivost naglušnim gledalcem.
Prilagoditev je bilo seveda še veliko več. Predstavljeni primeri so del raziskav dobre prakse, ki pa smo jih s pridom izkoristili tudi pri prilagoditve drugih vrst arhivskega gradiva – dokumenti na primer, kjer s pomočjo digitalizacije in optične prepoznave znakov vsebino gradiva najbolj učinkovito ponudimo našim uporabnikom. Glede na projektni načrt je ciljna vrednost števila popisnih enot digitalnega gradiva prilagojenega za dostop ranljivim skupinam 1000.
Zelo pomembna prilagoditev v današnjem svetu pa je tudi spletna dostopnost.
Res je; zelo pomembno je, da so spletne strani slovenskih javnih arhivov čim bolj dostopne, saj za večino uporabnikov predstavljajo prvi stik z našimi institucijami. Spletne strani Arhiva Republike Slovenije so del spletišča GOV.si, kjer je arhiv sodeloval pri izdelavi smernic prilagoditev spletišča iz vidika dostopnosti in preizkušanju teh za celotno širšo javno in državno upravo. V sklopu projekta e-ARH.si smo prilagodili spletne strani vseh šestih regionalnih arhivov skladno z mednarodnimi standardi in Zakonom o dostopnosti spletišč in mobilnih aplikacij. Prilagoditve so izvedene na način, da si uporabniki s posebnimi potrebami lahko individualno prilagajajo barvne teme, velikost pisave. S temi preprostimi ukrepi smo bistveno izboljšali dostopnost naših spletišč in jih približali uporabnikom iz vrst ranljivih skupin.
Kje si arhivsko gradivo, ki nas zanima, lahko ogledamo?
Večino arhivskega gradiva, ki bi utegnilo zanimati naše uporabnike, je dostopno v arhivskih čitalnicah Arhiva Republike Slovenije in regionalnih arhivov. Tam je uporabnikom dostopno bodisi v fizični obliki ali obliki digitalnih kopij na namenskih računalnikih. Del arhivskega gradiva pa je s pomočjo vzajemne baze scopeArchiv dostopno tudi na daljavo – v obliki digitalnih kopij ali izvorno nastalega v elektronski obliki - prav zares iz domačega fotelja. Razlogov, zakaj vse gradivo, ki se nahaja v slovenskih javnih arhivih, ni dostopno na daljavo, je več. Eden pomembnejših je varstvo osebnih podatkov, avtorskih pravic ali intelektualne lastnine, ki arhivom preprečujejo, da bi ga uporabnikom posredovali na daljavo. V ta namen smo v okviru projekta vzpostavili tudi rešitev za anonimizacijo tistih delov gradiva, ki javnosti v skladu z našo zakonodajo niso dostopni.
Ali je naša preteklost res že na dosegu klika in si lahko dokumente, ki nas zanimajo, ogledamo kar v domačem naslonjaču?
Preteklost na dosegu klika je slogan projekta vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva e-ARH.si. Predstavlja rdečo nit naših prizadevanj, vzpodbudo in končno tudi njegov cilj. V okviru projekta e-ARH.si smo si kot enega pomembnejših rezultatov zastavili vzpostavitev virtualne arhivske čitalnice. Ta predstavlja kompleksen in visoko tehnološki razvit informacijski sistem, ki preko modularne zgradbe digitalizira vse ključne čitalniške procese od vodenja evidence uporabnikov do iskanja, naročanja in uporabe arhivskega gradiva ter interaktivnega nudenja arhivske strokovne pomoči. Virtualna arhivska čitalnica, ali kratko VAČ, predstavlja virtualno storitev, ki bo omogočala on-line dostop do elektronskega arhivskega gradiva in hkrati služila kot medij za komunikacijo med arhivi in našimi uporabniki. Žal je pandemija koronavirusne bolezni povzročila, da se je razvoj informacijske rešitve VAČ zamaknil; hkrati pa je pomenila tudi to, da smo arhivisti »na lastni koži« izkusili, kaj dejansko pomeni delo na daljavo in dostop do arhivskega gradiva iz domačih naslanjačev. Virtualna arhivska čitalnica bo tako uporabnikom dostopna predvidoma tekom poletja 2021. S tem bomo pomemben korak bližje temu, da bo naša preteklost resnično na dosegu klika.
Kakšni so vaši načrti za prihodnost – predvsem na področju zagotavljanja dostopnosti arhivskega gradiva?
Projekt vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva se s koncem leta 2021 izteka. Prinaša rešitve za ustvarjalce, arhive in uporabnike. Ne predstavlja pa konca naših prizadevanj, ampak pomembne temelje, na katerih bomo slovenski javni arhivi v prihodnje gradili naše znanje, rešitve in informacijsko infrastrukturo. Tako smo že pred skoraj enim letom začeli z načrtovanjem nadaljnjega razvoja slovenskega javnega elektronskega arhiva in svoje načrte uspešno vključili v pripravo nacionalnega Načrta za okrevanje in odpornost (NOO). Vlada Republike Slovenije ga je konec aprila 2021 tudi potrdila, predstavlja pa podlago za koriščenje razpoložljivih sredstev iz Sklada za okrevanje in odpornost (RRF). Gre za finančno najobsežnejši mehanizem iz naslova evropskega svežnja za okrevanje in odpornost »Next Generation EU«, v okviru katerega bodo Sloveniji na voljo tudi sredstva pobude React-EU, Sklada za pravični prehod in Razvoj podeželja. V omenjeni načrt je Arhiv Republike Slovenije vključil pet ključnih strateških ciljev, namen teh pa je izboljšati dosedanje rešitve in s tem še dodatno povečati dostopnost arhivske kulturne dediščine čim širšemu krogu uporabnikov.
Zavedati pa se je treba, da današnje rešitve, ki bi zagotavljale dolgoročno ohranjanje digitalnih zapisov, procesa arhiviranja in njihovo nadaljnjo dostopnost, predstavljajo šele začetek digitalne transformacije. Institucije po vsem svetu namreč na področju teh rešitev postavljamo šele temelje za nadaljnji razvoj. Zato bomo v naslednji finančni perspektivi, ki traja do sredine leta 2026, nadaljevali z digitalno transformacijo procesa arhiviranja.
Načrti so torej dolgoročni. Kaj pa je temeljno načelo, ki vas vodi pri vašem delu?
Ključno poslanstvo javnih arhivov je zagotavljanje dostopnosti arhivskega gradiva, torej naše skupne kulturne dediščine, končnim uporabnikom. Zavedamo se, da je ključno zagotavljati uporabnost, celovitost in avtentičnost tega gradiva s tem pa tudi njegovo dokazno oz. pravno vrednost. Zato v naslednjih letih v okviru izvajanja nacionalnega Načrta za okrevanje in odpornost načrtujemo razvoj programskih orodij, postopkov in metodologij za zagotovitev trajne celovitosti, avtentičnosti, dostopnosti in uporabnosti elektronskega arhivskega gradiva za državljane in tudi pravne osebe, s tem pa tudi zagotavljanja njihove pravne varnosti.
