Zaradi varnosti nam v vseh hotelih s štirimi zvezdicami, z izjemo Leva, ki je ocenjen s petimi zvezdicami, niso razkrili niti podatka, koliko gostov bo nastanjenih pri njih niti delegacije katerih držav.

Za varovanje hotela, okolice in udeležencev Ovseja bosta skrbeli ministrstvo za notranje in zunanje zadeve, varnostniki v civilu pa bodo za druge goste v hotelu čim manj moteči.

Stroške nastanitve, razen vodjem delegacij, morajo plačati države udeleženke. Slovenija bo torej nastanitev plačala le vodjem delegacij, ki jim je dolžna priskrbeti še limuzino, članom delegacije pa mora priskrbeti in plačati le enoprostorno vozilo, s katerim se bodo prevažali od hotela do Gospodarskega razstavišča. Druge stroške morajo kriti delegacije same.

Promocija turističnih znamenitosti Slovenije
Ker pa je takšno srečanje s toliko tujimi udeleženci tudi izvrstna priložnost ne le za politično promocijo Slovenije, ampak tudi za predstavitev njenih turističnih znamenitosti, nas je zanimalo, ali bodo za delegacije, ki bodo v Slovenijo pripotovale kak dan prej, organizirani morebitni izleti ali druge aktivnosti.

Na zunanjem ministrstvu so dejali, da je srečanje izrazito delovne narave, da pa bodo delegacije in novinarje oskrbeli z informacijami o dogajanju v Sloveniji in Ljubljani, za organizacijo morebitnih izletov udeležencev pa so odgovorna veleposlaništva teh držav v Sloveniji ali pa kar novinarji in udeleženci sami.

V hotelih so potrdili, da za spremljevalni program skrbi MZZ v sodelovanju s pooblaščeno turistično agencijo (Kompas). Iz Grand hotela Union so nam še sporočili, da bodo gostom možnosti ogledov in izletov predstavljene na predstavitveni stojnici na Gospodarskem razstavišču in v hotelu.